Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu pracowniczego

Doradzaliśmy polskiemu pracodawcy z branży e-commerce w projekcie:

zapewnienia zgodności z przepisami regulującymi przetwarzanie danych osobowych w ramach monitoringu pracowniczego

Dla naszego klienta, pracodawcy z branży e-commerce, dokonaliśmy kompleksowej oceny prawnej planowanego wdrożenia systemu monitoringu pracowniczego w organizacji.

Problematyka monitoringu pracowniczego jest ściśle związana z przetwarzaniem danych osobowych pracowników. Zgodnie z art. 88 ust. 1 RODO państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. Korzystając z tej możliwości, polski ustawodawca wprowadził zmiany w Kodeksie Pracy, wprowadzając przepisy regulujące stosowania monitoringu wizyjnego, monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu (art. 22² oraz 22³ Kodeksu Pracy). W każdym z tych wypadków przepisy Kodeksu Pracy przewidują restrykcyjne przesłanki, których spełnienie jest koniecznie, aby dany rodzaj monitoringu i przetwarzanie danych osobowych pracowników w ramach takiego monitoringu było dopuszczalne. Przewidują też dodatkowe obowiązki przed wdrożeniem monitoringu (np. obowiązki informacyjne). W praktyce stosowania tych przepisów pojawia się wiele wątpliwości (np. odnośnie tego czy dana metoda rejestrowania informacji w ogóle stanowi monitoring w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy, czy też odnośnie spełnienia konkretnych przesłanek dopuszczających określony rodzaj monitoringu). Równolegle koniecznym jest równoległe spełnienie wymogów wynikających z RODO (określenie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, wywiązanie się z obowiązków informacyjnych wynikających z tego aktu etc.). W rezultacie każde planowane wdrożenie monitoringu pracowniczego lub zmiany w tym zakresie powinny być starannie zaprojektowane, tak aby zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Doradztwo DLK obejmowało:

• analizę prawną planowanego wdrożenia monitoringu pracowniczego
• dokonanie oceny prawnej modelu monitoringu pracowniczego w świetle przesłanek wynikających przepisów z Kodeksu Pracy i RODO
• sporządzenie opinii prawnej wraz z rekomendacjami praktycznymi co do pożądanego ukształtowania modelu monitoringu